Auditorias Internas: guia completo para sua software house.

Auditorias Internas: guia completo para sua software house

O QUE SÃO AUDITORIAS INTERNAS?
 

Você sabe como funciona uma auditoria interna? Confira agora um guia completo e entenda qual seu papel em uma empresa!

 

Tempo de Leitura: 6 minutos

O que são Auditorias Internas?

Para responder essa pergunta é fundamental entendermos o que são processos internos de uma organização. 

Processos Internos

Eles podem ser definidos de muitas maneiras, aqui vamos retratar de maneira generalista e introdutória, processos internos podem ser definidos como o conjunto de atividades que são executadas por colaboradores de uma organização para chegar a um determinado objetivo, normalmente essas atividades devem ser feitas como um “passo a passo” para chegar a uma conquista. Ou seja, são procedimentos que ocorrem de maneira recorrente para o bom funcionamento de uma organização. 

Sendo assim percebe-se que normalmente os processos internos são sequências lógicas, previamente definidos, visando principalmente otimizar as atividades, para uma melhor eficiência nas entregas de uma organização, e assim evitar retrabalhos, desperdícios de tempo e dinheiro, por exemplo. 

Dito isso, vale ressaltar que os processos internos são estudados estrategicamente, e eles podem ser modificados, surgindo novos processos, ou até mesmo encerrando processos que foram identificados como inadequados pro momento, isso tudo ocorre estrategicamente de acordo com as diretrizes da organização ao determinada área da empresa. 

Agora, vamos entender sobre auditoria e aprofundar nesse assunto.

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Auditoria

O processo de auditoria consiste na análise de ações e atividades desenvolvidas por determinada área da empresa, com o objetivo de verificar se essas atividades estão conforme o planejamento e normas estabelecidas. 

O que é auditoria?

Dentre tantas auditorias, utiliza-se a teoria de auditoria operacional, para auditorias de processos internos de empresas. Essa é caracterizada por coleta e análise sistêmica de informações sobre determinado processo ou resultado de um programa, atividade ou ação, com base em critérios fundamentados, com o objetivo de aferir o desempenho da operação. 

Além disso, outro objetivo é contribuir diretamente para a evolução de processos da área. Com os dados da auditoria é possível observar informações mais detalhadas de cada processo, e assim direcionar uma estratégia mais focada e objetiva. 

Auditoria interna

É um modelo de auditoria realizada pelos colaboradores da própria empresa, na qual analisa a eficácia de processos internos.  E tem como objetivo garantir um maior valor dos processos para as operações, ou seja, com os dados fornecidos ajudar a operação a atingir resultados e metas através de abordagem sistêmica e constante, e também contribuir para a qualidade de registro e segurança dos mesmos. 

O auditor interno não deve estar subordinado às operações que examinar, deverá ser independente prestar informações apenas aos gestores que o destinarem a execução das atividades, para manter uma análise imparcial sem tendências e conflitos de interesse. 

Auditoria externa

A auditoria externa, também conhecida como auditoria independente, é executada por outras organizações, ou seja, um processo terceirizado, executado por profissionais de outras empresas. É uma auditoria com objetivo de analisar informações para investidores, instituições bancárias, governos, e auditorias legislativas. 

Importância da auditoria interna

O principal objetivo de uma auditoria interna é auxiliar na evolução de processos internos, garantindo que os mesmos ocorram da melhor forma para assim atingir resultados e metas desejados. Além disso, a auditoria interna é importante pois contribui para maior exatidão das demonstrações de dados de determinado processo, possibilita melhores informações sobre a real situação das atividades analisadas, e também traz uma visão que pode auxiliar estratégias de melhorias. 

Estrutura de auditoria interna

As 4 principais etapas dentro de uma estrutura de auditoria interna são:

  1. Planejamento
  2. Preparação
  3. Execução
  4. Encerramento e relatório

Para exemplificar cada um das etapas da auditoria interna, vamos utilizar a auditoria de usabilidade de uma plataforma, utilizada para avaliações que são incluídas no índice técnico dos colaboradores, ou seja, essa plataforma é usada para avaliar algumas atividades dos colaboradores e assim trazer feedbacks que os ajudem a desenvolver seu nível profissional, o índice técnico, que são várias informações que ajudam o colaborador e verificar seu nível de evolução profissional. 

  1. Planejamento

Essa etapa consiste em toda a elaboração de um plano, que irá orientar a execução da auditoria. Ou seja, identificar os processos que serão auditados, os critérios que devem ser considerados, os dados e documentos que serão analisados, toda e qualquer informação que influencia na entrega de qualidade de determinada atividade.

Exemplo: na etapa de planejamento da auditoria de usabilidade de uma plataforma, foi considerado como planejamento todo o processo de estudo da plataforma e sua conexão com outro índice técnico, para então entender a necessidade real de uma auditoria.Vale ressaltar que nessa etapa pode ser identificado a necessidade real de uma auditoria, e talvez até descarta a necessidade da mesma.  Aqui também são realizadas reuniões estratégicas que direcionam os pontos da preparação.

  1. Preparação

Entender os processos que serão auditados, o impacto desses processos nas áreas envolvidas, a importância de uma auditoria em tais processos. Além de aferição mais profunda do que será analisado, ou seja, garantir acesso do auditor a todos os dados que serão verificados. 

Exemplo: Na preparação foi feito todo um esquema de ações: entender a plataforma que será utilizada durante a auditoria, os pontos que a plataforma mostrava, e para que serve, os pontos de cobertura dentro do índice técnico, desenhar objetivo da auditoria, os mínimos avaliativos da auditoria, no que consiste as avaliações da auditoria e  no que consiste o “health score” uma pontuação que indique a saúde daquele processo.

  1. Execução

A execução da auditoria ocorre através da coleta de informações, e análise de dados que determina se a área está seguindo os critérios e procedimentos combinados previamente, com a qualidade necessária para um bom resultado. Nessa etapa o auditor analisa cada ponto e toma nota das constatações.

Exemplo: Neste ponto é a auditoria em si, ou seja, análise de dados com painel de apresentação dos critérios, métricas com pesos e demonstração de resultados. 

  1. Encerramento

 Após a conclusão da execução é gerado um painel de controle com dados que contribuem para a aferição da saúde da operação. Além disso, há também um relatório com as informações mais relevantes reunidas, com o objetivo de correção de possíveis problemas de qualidade. 

Exemplo: Como encerramento, existem relatórios mensais, com comentários gerais, pontos de atenção e sugestões de ações de melhorias. Todos os reports contam com um print de um dos painéis que é analisado, segue abaixo.

Report da auditoria 

Neste documento estarão reunidas as informações mais relevantes para a operação. Consta nele: um resumo geral da auditoria do mês, pontos de maior atenção, e sugestões de melhorias. 

No resumo geral as informações são referentes ao desempenho do mês com os principais critérios comentados, nos pontos de atenção estarão as maiores preocupações do mês, pontos que não foram bem trabalhados ou esquecidos; e já nas sugestões de melhorias estarão possíveis ações que a operação pode implementar para a melhoria dos processos.

Ainda trazendo o caso da auditoria de usabilidade de uma plataforma, utilizada para avaliações que são incluídas no índice técnico dos colaboradores, temos um exemplo prático de como sãos os relatórios de uma auditoria interna, veja abaixo:

Explicando a imagem: 

  • Número de consultores avaliados, é relativo ao número de colaboradores que receberam suas avaliações de desempenho naquele período. 
  • Número de avaliações mensais, é relativo aos números de avaliações que o gestor fez naquele mês em questão.
  • Número de avaliações mínimo semanal, é relativo ao número de semanas que foram feitas avaliações mínimas, ou seja, se no mês em questão tem 5 semanas, é esperado que todas as semanas tenham avaliações mínimas.
  • Em “esperado” são os números previamente combinados que deveriam ser entregues no mês.
  • Em “entregue” são os dados do que foi realmente entregue no mês.
  • Em “aderência”, encontra-se a porcentagem de entrega de cada tópico combinado. 
  • Em "contribuição" podemos ver um exemplo mais específico de peso, ou seja, a importância de entregar cada tópico, sendo assim levando a uma porcentagem de entrega total.
  • E em “heath score” traduzindo para o português, é pontuação de saúde, que aqui verificamos como está a saúde operacional desse processo interno, e assim conseguimos verificar se precisamos estar em alerta ou melhorar algo específico. 

Exemplo de relatório geral: 

A área manteve a qualidade na pontuação de saúde operacional das últimas entregas. 

Todos os colaboradores  tiveram avaliações. Tivemos impacto em 2 pontos, dos 4 considerados para a pontuação de saúde operacional, segue detalhamento abaixo:

Pontos de atenção

  • Constância, ocorreu uma concentração de avaliação no fim do mês; 
  • Equilíbrio, o número de avaliações entres os colaboradores, não foi o mesmo para todos.

Sugestões

  • Iniciar uma rotina de avaliação semanal, para uma melhor distribuição das avaliações. 

Nesse exemplo conseguimos ver de forma mais clara, que a auditoria interna não existe para punições, mas sim para identificação de melhorias, no exemplo vemos um relatório geral, pontos de atenção e sugestões que podem ajudar a melhorar, e assim garantir a entrega de qualidade de um determinado processo que deve ser feito semanalmente. 

Conclusão:

As auditorias internas podem ser usadas também durante a implementação de novos processos internos, assim as tomadas de decisão podem ser feitas de maneira mais focada e objetiva, pois os dados em relação a como está um processo interno vem mais detalhados e descritos nas auditorias.

Processos antigos também são auditados internamente, com o mesmo objetivo: trazer uma análise mais minuciosa sobre o processo e assim garantir uma melhoria contínua desse processo, a fim de diminuir retrabalho, e desperdício de recursos. 

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Jennifer Simon
Jennifer Simon
Analista de Sucesso do Cliente na TecnoSpeed, graduada em administração de empresas pela UEM (Universidade Estadual de Maringá), atuando na vertical de experiência do cliente com foco em gestão de processos e melhoria contínua.

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