Quer tornar sua comunicação mais assertiva e suas reuniões produtivas? Descubra como neste post e conquiste este objetivo de uma vez por todas!
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Você já cruzou ou se identificou com a frase "essa reunião poderia ser um e-mail?" Apesar da piada envolvida, vamos combinar: esse sentimento não é nada agradável e, tanto quem adora fazer reuniões quanto quem não é tão fã, preza por reuniões produtivas, não é?
É por isso que essa atividade não pode ser tratada como algo intuitivo e que não precisa de preparo para ser colocado em prática. Isso não poderia estar mais longe da realidade, independente da sua área de atuação, seu cargo ou do que motivou a reunião.
Vamos, então, bater um papo sobre reuniões, suas funções e seus desafios, e quais as melhores dicas para você ter reuniões produtivas, seja pessoalmente ou de forma remota? É continuar lendo este post até o final!
Reuniões produtivas, qual é o seu desafio?
As reuniões são, em essência, um recurso ou metodologia de comunicação. Elas garantem uma conversa mais atenta, planejada e aberta para a troca e a tomada de decisão do que as comunicações que acontecem de forma mais informal durante o dia a dia do expediente ou encontros casuais no ambiente de trabalho - na hora do cafezinho, por exemplo.
Só com esse conceito inicial já é possível notar quantos desafios uma reunião carrega consigo: é preciso produzir uma comunicação assertiva e clara, incluir e engajar os participantes, não deixar dúvidas ou lacunas para mal-entendidos, acontecer em um período adequado ao se tema e objetivo e, como se tudo isso já não fosse muito, uma reunião produtiva também deve resultar em ação.
Funções de uma reunião
Legenda: Começar entendendo as principais funções de uma reunião é o melhor caminho para uma reunião produtiva. | Imagem: Pexels.
Se para você conduzir ou participar de reuniões produtivas ainda parece um sonho distante, que tal começarmos entendendo as principais funções de uma reunião? Assim fica mais fácil identificar quando elas são mesmo necessárias ou quanto um recurso mais simples pode ser usado!
Fazer repasses e alinhamentos
É possível fazer reuniões para comunicar muitos tipos de informações, das mais simples e rápidas às mais complexas e longas. Porém, considerando que o seu tempo e o dos seus colaboradores são um de seus recursos mais valiosos, a prioridade é convocar reuniões de repasse e alinhamento quando este formato for realmente o mais adequado e produtivo.
Alguns exemplos? Quando você deseja ouvir a opinião do time, quando a comunicação oral é uma linguagem predominante na equipe com a qual você trabalha, quando a interação interpessoal e sinergia é uma demanda, quando a informação não pode ficar aberta à interpretação e as dúvidas serem sanadas imediatamente… e por aí vai!
Elaborar planejamentos
Um excelente motivador de reuniões é a necessidade de traçar planos em conjunto, seja com o seu time, entre os gestores, um squad ou a equipe de um projeto. Afinal, esse tipo de processo funciona muito melhor em fluxo, pessoalmente e ao vivo!
Os planejamentos podem ser um cronograma, orçamento ou brainstorming, as tarefas da semana ou mês, um planejamento de pautas, ações ou campanhas, e até mesmo algo mais complexo e longo, como o planejamento estratégico da organização.
Discutir e tomar decisões
Quando algum assunto precisa ser discutido e uma decisão precisa ser tomada, uma reunião também pode ser útil! Em conjunto e tempo real, os participantes podem analisar os cenários e dados, apresentar argumentos e contra-argumentos, realizar votações e chegar em conclusões, respostas e decisões.
Dicas para fazer reuniões produtivas
Legenda: Organização é a chave de uma reunião produtiva. | Imagem: Pexels.
Agora que você já conhece as funções de uma reunião, vamos às dicas de como tornar suas reuniões produtivas ou ainda mais produtivas?
Tenha um objetivo e um limite de tempo
O primeiro passo tem a ver com clareza, tanto da parte de quem estiver conduzindo a reunião quanto para todos aqueles que irão participar dela. Todo encontro precisa ter um tema, um objetivo final e um limite de tempo - e isso precisa estar claro para todo mundo!
Só assim será possível dar conta dos tópicos necessários sem divagar ou perder tempo. E lembre-se: manter a atenção e rendimento das pessoas por muito tempo é um grande desafio, então é melhor fazer reuniões mais específicas e curtas do que uma longa, ampla e, com certeza, menos produtiva.
Passou do tempo planejado, marque uma próxima reunião se necessário, mas evite ignorar o prazo delimitado e acordado previamente com todos. Tudo isso é uma questão de respeito pelo seu tempo e pela organização e obrigações dos participantes e, sem dúvidas, vai ajudar a manter todo mundo mais interessado e focado no que realmente importa!
Organize as etapas da reunião
A reunião começa antes da reunião em si, sabia? Reuniões produtivas são planejadas e organizadas em diferentes etapas. Primeiramente, é preciso elaborar a pauta, enviá-la com antecedência aos participantes e lembrá-los de estudá-la e irem preparados para a reunião.
Com a pauta definida e clara para todos é possível poupar cerca de 15 minutos introdutórios sobre o tema a ser discutido. Apoiando-se na pauta, a organização da reunião deve seguir mais ou menos as etapas: saudação + lembrete curto do motivo da reunião e da dinâmica adotada; apresentação dos fatos; discussão; tomada de decisão.
Além disso, a agenda deve incluir tempo suficiente para que os participantes assimilem as informações e tirem possíveis dúvidas. Ao final da reunião, todos devem estar na mesma página sobre os assuntos apresentados e também saber qual é a próxima tarefa que precisam executar, reforçando o propósito e eficiência da reunião.
Tenha estratégias de engajamento
Por fim, uma reunião produtiva também é uma reunião com bastante interação, em que os participantes sentem que contribuíram ou levaram algo da conversa, e realmente deveriam estar presentes. Para isso é importante traçar estratégias de engajamento.
Pode ser alguma dinâmica de grupo, por meio de alguma ferramenta ou metodologia, passando a fala para outras pessoas, organizando um brainstorming ou votação, mantendo o controle do tempo e fazendo reuniões mais curtas, criando um ambiente seguro e confortável para a expressão… enfim, tudo o que você julgar válido e puder ajudar.
Alguns exemplos são os métodos do SCRUM, Design Thinking, Design Sprint, a ideia de fazer reuniões em pé, combinar códigos para o silêncio coletivo, trazer recursos visuais e até elementos de humor e diversão.
E o mais importante: mantenha o respeito, a empatia e o profissionalismo em primeiro lugar. Com essas dicas, as suas reuniões irão render muito mais e durar muito menos!
Reuniões remotas produtivas
Legenda: É necessário contar com imprevistos técnicos. | Imagem: Pexels.
Por fim, precisamos falar dos desafios das reuniões produtivas conduzidas de forma remota ou híbrida. A princípio, a reunião continua precisando de planejamento, estrutura e regras.
Porém, também é necessário contar com imprevistos técnicos e ter planos de backup para reestabelecer a comunicação com o time; conhecer a ferramenta que está sendo utilizada como intermediadora, para retirar o máximo dela e também não perder tempo configurando ou explorando-a; e alinhar boas práticas e acordos adaptados ao ambiente digital entre os participantes (microfone desativado enquanto não estiver falando, por exemplo).
Assim, é possível ter reuniões produtivas independente do formato ou do tema e contar com essa ferramenta poderosa da gestão sem dificuldades! E por falar em gestão, quer ler mais sobre esse tema?
Com as nossas dicas e conteúdos, você aprenderá muito e o seu negócio irá ainda mais longe. Conte com a gente e explore muito mais do nosso blog!
