Metodologia 5W2H: o que é como aplicar de forma prática

Definição da Metodologia 5W2H

Esse conjunto de letras e números pode parecer confuso, mas o 5W2H é bem fácil de compreender quando entendemos o significado de cada item:

• What: O que será feito?
• Why: Por que deve ser feito?
• Who: Quem deve fazer?
• Where: Onde deve ser feito?
• When: Quando deve ser feito?
• How: Como deve ser feito?
• How much: Quanto custará?

As 7 Perguntas do 5W2H: Explorando Cada Aspecto

No primeiro W, definimos o que será realizado, isto é, o objetivo almejado. Sendo assim, as demais perguntas são definições para alcançar esse alvo.

A pergunta seguinte (Why?) reflete o motivo e importância dessa realização. Dessa maneira, garantimos que há uma real necessidade de empenhar esforços para concretizar o plano de ação.

Na próxima questão (Who?), define-se quem são os principais responsáveis e envolvidos nesse projeto ou atividade. O quando é o onde estabelecem, respectivamente, os prazos e local ou operação onde realizaremos as ações.

Já o “How”, trata da maneira como essas ações serão realizadas. Isso varia de acordo com cada cenário, mas alguns tópicos genéricos que podem ser usados aqui são: como monitorar a realização, divisão de etapas, maneira de conduzir as atividades e medir resultados.

Por fim, o “How much” se refere ao valor de investimento ou custo necessário para efetuar esse plano. Neste último item, pode-se trazer a relação de custo/benefício e o orçamento estimado.

Como você pode notar, o 5W2H não serve somente para montar um planejamento, mas também para identificar quais projetos e objetivos fazem efetivamente sentido para a empresa. Essa forma prática de organização gera muitos benefícios, como, por exemplo: 

• Facilidade de entender e aplicar: por definir claramente qual o objetivo principal e as ações para alcançá-lo, o 5W2H traz simplicidade e eficiência ao planejamento;
• Definição de prazos e custos para dar previsibilidade: ao responder “When?” e “How much?”, antecipamos um cronograma e orçamento para o projeto;
• Otimização de recursos e tempo: devido ao planejamento prevendo valores e ações necessárias, o 5W2H permite conjecturar a melhor distribuição de tempo e recursos (financeiros, humanos e materiais);
• Adaptabilidade a diferentes necessidades: graças à sua disposição de perguntas que podem ser aplicadas a vários âmbitos, o 5W2H pode ser empregado em assuntos pessoais e empresariais. Também é praticável para temas de diferentes setores organizacionais, desde um processo produtivo industrial a um programa de gestão de pessoas, por exemplo.
• Versatilidade e possibilidade de uso em combinação com outras ferramentas como o Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Causa e Efeito), Matriz SWOT e Ciclo PDCA.

Apesar de apresentar muitas vantagens, o 5W2H não é amplamente recomendado para ações muito complexas que exijam longos detalhamentos.

Isso porque o planejamento, seguindo essa metodologia, pode se tornar muito demorado e confuso, isso poderia consumir muito tempo apenas para o planejamento e deixar pouco tempo para a execução.

Além disso, o 5W2H pode não ser a ferramenta ideal para acompanhamento de prazos e visualização paralela de tarefas. Para isso, recomenda-se o uso de ferramentas acessórias em conjunto com ele para visualizar o andamento de tarefas no decorrer do tempo e possíveis conflitos durante a execução. Neste ponto, pode-se sugerir o Kanban para complementar o controle e operação das atividades definidas no 5W2H.

Para evitar falhas e ambiguidades no projeto, é necessário que o objetivo e as metas para alcançá-lo sejam bem definidas. Além disso, a equipe envolvida precisa ter a capacitação necessária para executar o plano de ação.

Se, eventualmente, ocorrer um conflito ou surgir um obstáculo complicado, é possível replicar o 5W2H de maneira a contemplar a resolução ou contorno desses impasses.

É muito comum construir o planejamento com o 5W2H no formato de tabela ou planilha, tendo colunas sinalizando cada uma das 7 perguntas e linhas descrevendo as respostas.

Mas também é possível colocar as questões todas numa coluna numa organização mais horizontal, por exemplo:

O melhor tipo de layout é definido de acordo com as ações a serem descritas - se são mais longas ou mais curtas, por exemplo. E, embora o aspecto visual seja importante para facilitar o entendimento, o maior impacto no sucesso do plano de ação é determinado pelas respostas a cada pergunta do 5W2H porque são elas que orientarão todo o processo.