Aprenda a usar a Matriz GUT para ditar a sua agenda de prioridades!
Este é um guia prático para decisões estratégicas e eficientes.
Tempo de Leitura: 5 minutos
Muito utilizada na Gestão de Negócios para tomada de decisão, a matriz GUT - Gravidade, Urgência, Tendência, é uma ferramenta que auxilia na gestão dos recursos da empresa ao indicar qual processo/ação deve ser priorizado ao classificar cada um deles sob a perspectiva da gravidade do problema, urgência de resolução e tendência a piorar (ou melhorar) rápida ou lentamente. Essa classificação de prioridades torna a empresa mais focada e produtiva na resolução de problemas.
A matriz GUT foi criada para ser uma ferramenta de uso cotidiano na empresa, já que a todo momento os gestores tem que decidir em qual problema irão focar os recursos limitados financeiros, humanos e de tempo. Se o foco for em um problema não muito grave em detrimento a um problema urgente, as consequências podem ser catastróficas, gerando perdas em alguns casos irreversíveis. Todavia, muitos renegam o uso desta matriz por desconhecerem sua facilidade de uso.
Logo, iremos a seguir explanar um pouco mais sobre como é o processo de montagem, preenchimento e uso desta matriz.
Montagem da Matriz
Para montagem da matriz, primeiramente, é necessário se listar todos os problemas e/ou processos que iremos analisar.
Quando vamos tomar decisões complexas utilizando a matriz GUT, é necessário separar a cada 35 problemas que tenham causa própria em comum ou interligada, já que se colocarmos decisões que envolvam muitas questões em um único quadro (matriz) GUT corremos o risco de gerar confusão ao invés de clarificar as ideias.
Identificação dos Problemas
Após listados os problemas, eles receberão uma pontuação para cada um dos 3 quesitos - Gravidade, Urgência e Tendência, sendo que as notas serão atribuídas de 1 a 5, sendo 5 para as situações menos favoráveis e 1 para as menos graves. Ao final dessa etapa deve ser multiplicar os quocientes gravidade X urgência X tendência, sendo que o problema que obtiver maior resultado deverá ser a principal prioridade a ser corrigida.
Para atribuirmos as notas a cada item temos usaremos o barema exposto no quadro seguir:
| Valor | Gravidade | Urgência | Tendência | Pontuação = G x T x U |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sem gravidade | Pode esperar | Não vai piorar e pode até melhorar | 1 x 1 x 1 = 1 |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Vai piorar a longo prazo | 2 x 2 x 2 = 8 |
| 3 | Grave | O mais rápido possível | Vai piorar a médio prazo | 3 x 3 x 3 = 27 |
| 4 | Muito grave | É urgente | Vai piorar em pouco tempo | 4 x 4 x 4 = 64 |
| 5 | Extremamente grave | Precisa de ação imediata | Irá piorar rapidamente | 5 x 5 x 5 = 125 |
Agrupamento de Problemas
Para alocarmos os itens nos quadrantes determinando a sua gravidade, urgência e tendência, responderemos a algumas perguntas:
- Qual a gravidade do desvio? Indagação que exige outras explicações. Que efeitos surgirão a longo prazo, caso o problema não seja corrigido? Qual o impacto do problema sobre imagem da organização, pessoas, resultados?
- Qual a urgência de se eliminar o problema? A resposta está relacionada com o tempo disponível para resolvê-lo.
- Qual a tendência do desvio e seu potencial de crescimento? Será que o problema se tornará progressivamente maior? Tenderá a diminuir ou desaparecer por si só?
Em suma a:
Gravidade representa o possível prejuízo ou dano que pode ocorrer em uma situação, considerando a intensidade ou impacto que algum dos problemas em análise pode ocasionar caso ocorra.
Urgência presenta o tempo que existe para resolver um problema, ou uma dada situação. É a pressão que o tempo impõe, considerando os prazos para resolução do problema.
Tendência representa o potencial de crescimento do problema e a probabilidade dele se tornar maior com o passar do tempo, é o padrão ou tendência de evolução (ou regressão) da situação.
Vejamos um exemplo utilizando a Matriz GUT
A empresa B é uma software house que desenvolve soluções SaaS. Fruto de um visionário e jovem empreendedor, a empresa começou como MEI atendendo pequenas demandas e hoje já tem clientes em 15 estados brasileiros.
Todavia, a empresa B após perder alguns contratos por atraso nas entregas aos seus clientes, contratou um gerente para detectar o problema, ao que ele verificou que apesar do conhecimento técnico, os colaboradores tinham uma lacuna em algumas soft skills tais como comunicação e colaboração. Além disso, a inexistência de um gerente de pessoas acabou reverberando na falta de um desenho claro das funções dos cargos, fazendo com quem algumas tarefas fossem executadas em duplicidade ao passo que outras não estavam sendo feitas.
Também faltavam informações referentes às dores dos clientes para que pudessem ser concluídos e entregues alguns SaaS. Os desenvolvedores alegavam que o tempo prometido nos contratos para entrega dos produtos não deixavam tempo suficiente para que pudessem levantar requisitos e realizar um planejamento adequado de backlog. Assim sendo, o gerente realizou uma pesquisa e listou os seguintes problemas e os apresentou ao empreendedor:
- Falta de treinamento dos colaboradores
- Falta de comunicação entre os colaboradores
- Falta de comprometimento
- Desconhecimento das atividades referentes ao cargo
- Demora no recebimento de dados/informações
- Tempo curto para planejamento das atividades da Sprint
- Problemas no contrato
Imediatamente o empreendedor informou ao gerente que por questões financeiras a empresa poderia investir um valor muito limitado na solução destes problemas, já que havia acabado de investir grande parte dos recursos da empresa na construção de sua sede própria e na elaboração de ações de marketing e branding. Logo, foi solicitado ao gerente que listasse quais seriam as ações primordiais para investimento naquele ano e as próximas seriam sanadas no ano seguinte, quando se pretendia ter um ganho de causalidade maior e com isso maiores receitas.
Considerando o core business da empresa B e sua necessidade de cumprir sua missão e visão que estavam relacionadas a busca de atendimento de excelência ao cliente, o gerente colocou as atividades na Matriz GUT a seguir e pontuou seus requisitos para então multiplicá-los e após isso elencar as prioridades.
| Problema | Gravidade | Urgência | Tendência | Pontuação G x U x T | Prioridade |
|---|---|---|---|---|---|
| Falta de treinamento dos colaboradores | 5 | 5 | 5 | 125 | 1 |
| Falta de comunicação entre os colaboradores | 5 | 5 | 5 | 125 | 1 |
| Falta de comprometimento | 3 | 2 | 5 | 30 | 4 |
| Desconhecimento das atividades referentes ao cargo | 5 | 5 | 5 | 125 | 1 |
| Demora no recebimento de dados/informações | 4 | 3 | 3 | 36 | 3 |
| Tempo curto para planejamento das atividades da sprint | 4 | 3 | 4 | 48 | 2 |
| Problemas no contrato | 3 | 3 | 1 | 9 | 5 |
Legenda: A matriz GUT é uma grande aliada para tomada de decisão estratégica | Imagem: Pexels
A análise para atribuir a pontuação deve ser feita de forma conjunta e por alguém que conheça bem os problemas listados, por exemplo, a Falta de Comprometimento está como prioridade 4, isso porque o gerente observou que isso tem ocorrido devido ao fato dos colaboradores não terem o conhecimento das atividades relacionadas ao cargo que ocupam e também pela falta de treinamento, logo, quando estes problemas de prioridade 1 forem resolvidos, provavelmente este de prioridade 4 será mitigado.
Na matriz GUT do nosso exemplo, observamos um empate com três itens ocupando a prioridade 1, neste caso, especificamente, os itens têm uma relação intrínseca, já que todos eles estão relacionados à relação do colaborados para com o seu cargo, logo, o recomendado seria uma solução integrada que abrangesse todos eles, como, por exemplo, a contratação de um gestor de pessoas que estruturasse os cargos, salários e ações de endomarketing da empresa B.
Todavia, caso os três itens que foram rankeados como prioridade 1 fossem problemas com escopos muito diferentes entre si, poderia ser feita a escolha arbitrária priorizando aquele em que ação de solução gerasse retorno de capital ou diminuição de perda de recursos mais rapidamente a fim de alavancar financeiramente a empresa para que se pudesse partir para o ataque das outras prioridades de maior score.
Logo, a matriz GUT é uma grande aliada para tomada de decisão estratégica e por ser de implementação simples e de fácil preenchimento, traz o foco necessário às prioridades e pode ser utilizada não só por empresas e departamentos, mas, também na tomada de decisões no âmbito pessoal a fim de preconizar investimentos e recursos de maior ganho futuro.
Vale ressaltar que a matriz GUT não deve ser usada sozinha, afinal, ela irá nos indicar o que deve ser atacado primeiro, mas, não indicará o caminho para dirimir cada problema listado. Logo, normalmente se utiliza uma ferramenta para se identificar a relação entre o problema e suas possíveis causas, como o Diagrama de Causa e Efeito de Ishikawa, por exemplo, onde a partir de grupos básicos de causas, chega-se a níveis mais detalhados dessas causas e um problema, possibilitando assim identificar a causa raiz deste problema, além de atuar como fonte de informações para a solução da mesma.
Em seguida é comumente utilizada a ferramenta 5W2H para mapeamento e padronização de processos, elaboração de planos de ação e estabelecimento de procedimentos associados e indicadores. O 5W2H torna de fácil entendimento a execução da estratégia de ataque de cada problema através da definição de responsabilidades, métodos, prazos objetivos e recursos associados.
Já conhecia a matriz GUT? Sabia como ela era preenchida? Quer conhecer mais? Acesse nosso material:
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