Automação de Workflow: o que é e como funciona?

Automação de Workflow: o que é e como funciona?

Automação de Workflow: o que é e como funciona?
 

Um grande custo para as empresas é a perda de tempo em tarefas triviais! Continue conosco e veja como a automação de workflow pode solucionar este problema.

 

Tempo de Leitura: 4 minutos

Você sabe o que é workflow? Em uma tradução simples significa “fluxo de trabalho”, é como se fosse o caminho que contém todas as etapas em que uma tarefa deve passar até ser executada, sendo extremamente útil na gestão de projetos. 

Nas rotinas de uma empresa, algumas atividades são complexas e demandam decisões importantes de gestores do alto escalão. Contudo, existem outros trabalhos rotineiros que geralmente seguem uma ordem fixa e que não precisam de grandes decisões para serem tomadas, é justamente nestes casos que a automação de workflow pode ganhar tempo e evitar desperdícios.

A confiabilidade em tarefas geridas pela automação de fluxos é muito grande, pois uma máquina não esquecerá de alertar a um usuário de que tal etapa do workflow está pronta, ou que alguma demanda está atrasada.

Essa prática agrega muito mais segurança e agilidade nos fluxos de trabalhos e pode ser utilizada por organizações de qualquer nicho de mercado.

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O que é automação de workflow?

Grande parte do trabalho cotidiano de uma empresa pode ser dividido em partes menores, e cada um destes processos miniaturas podem ganhar muito mais agilidade se forem automatizados com a ferramenta certa.

Resumidamente, automatizar tarefas como: envio de e-mails, criação de alertas, acompanhamento de processos, trabalhos simples, mas importantes para o dia a dia de qualquer departamento, podem ser automatizados desta maneira. 

A gestão de projetos se torna mais fácil e precisa, por exemplo, quando uma das etapas de um processo for concluída, o gestor daquela área receberá uma notificação automaticamente, tornando viável a rastreabilidade dos serviços, e o melhor de tudo, sendo vista em tempo real.

Com o passar dos dias, o desperdício de tempo e o aumento da produtividade poderão ser sentidos e a automação de workflow poderá chegar em mais setores, afetando mais processos produtivos e de gestão.

Como funciona a automação de workflow?

O primeiro passo é entender profundamente como um determinado processo acontece, visualizar que áreas e quais funcionários se integram a ele, e como cada departamento interage com determinado trabalho.

Após a criação deste “mapa” é possível decidir que processos podem ser melhorados por meio da automação de workflow, que etapas gastam tempo em rotinas simples, ou repetitivas, as quais podem ser executadas sem a intervenção humana.

Este processo vai garantir uma maior fluidez do fluxo de trabalho, minimizando o esforço dos colaboradores em tarefas rotineiras e possibilitando que seu tempo seja utilizado de uma forma mais racional, além de facilitar a gestão dos administradores de cada setor.

Este ganho de tempo, aliado a segurança do fluxo de trabalho é um sonho que muitas empresas vêm conquistando, graças a automação de seus processos.

Quais tipos de workflows podem ser automatizados?

Existe uma infinidade de workflows que podem ser automatizados, é sempre uma decisão importante definir quais fluxos não precisarão de intervenção humana para acontecer.

Para facilitar esta escolha, seguem alguns fluxos que podem ser automatizados com esta tecnologia:

  • Emissão de e-mails e alertas;
  • Notificações quanto a inclusão, ou edição de documentos;
  • Processos de pagamentos de contas;
  • Revisão e alteração documental;
  • Gerenciamento e armazenamento de registros;
  • Criação de relatórios para gestão de projetos;

Estes são apenas alguns exemplos das usabilidades que a automação de workflow trará para as empresas que optarem por esta melhoria, sendo necessário fazer um estudo prévio dos fluxos de trabalho para aproveitar plenamente a ferramenta em cada negócio.

Por que trabalhar com automação de workflow?

Provavelmente, você já deve ter percebido um pouco do que a automação de workflow tem a agregar para as organizações. Mesmo assim, decidimos separar seis grandes vantagens em se valer desta tecnologia. 

Redução de Custos 

Este é o principal objetivo de praticamente qualquer empresa, graças a automação de processos é possível direcionar os colaboradores para trabalhos mais complexos e reduzir a necessidade de material humano em tarefas corriqueiras, o que significa menores despesas com contratações e folha de pagamento.

Aumento da Eficiência 

Automatizar significa gerir melhor o tempo dos funcionários, graças a automação de alguns processos é possível ganhar um tempo significativo, que pode ser aproveitado na execução de outras tarefas, garantindo mais fluidez nos processos de uma organização.

Melhoria do desempenho dos colaboradores 

Não perder tempo com trabalhos corriqueiros faz com que eles foquem em tarefas mais significativas, deixando-os mais motivados e com mais tempo para executá-las da melhor maneira. Isto poderá ser mensurado em suas interações e desejo de melhorias para a empresa onde trabalham.

Mais segurança para os processos 

Com a implantação da automação de workflow cada funcionário e gestor podem rastrear em que etapa o fluxo está, muitas vezes, notificações automáticas serão recebidas alertando a que pé está determinado processo, garantindo mais tranquilidade na prevenção de possíveis problemas ou atrasos.

Dinamiza a comunicação da empresa 

Uma das maiores pedras no sapato da gestão empresarial é a falta de comunicação entre departamentos e seus funcionários. Muitos atrasos e retrabalhos que tanto oneram as organizações poderiam ser evitados se existisse uma melhor comunicação entre os colaboradores. Com o uso de ferramentas de automação de alertas e envio de mensagens, este problema pode ser reduzido, gerando um ambiente mais ágil e harmonioso.

Diminuição das etapas do fluxo 

Algumas etapas dos trabalhos diários de alguns colaboradores podem simplesmente ser substituídos por um relatório automático enviado por e-mail, encurtando o caminho entre o início e o fim de determinado fluxo.

Relação da automação de workflow com dados

Certamente você entendeu como essa automação garante maior integridade dos dados e por consequência, maior segurança nas informações geridas por uma empresa.

As software houses que entregarem soluções deste tipo para seus clientes e parceiros, garantirão alto nível de satisfação de seus usuários, que vão ter uma memória afetiva de quem solucionou sua dor.

Apesar da automação de workflow já ser adotada por muitas organizações, várias empresas brasileiras ainda são carentes desta solução e sonham em implantar ela em suas rotinas. 

Assuntos como automação de workflow e outras fontes importantes para expandir os horizontes de sua software house pode ser encontradas no Programa Software House de Sucesso, acesse e confira:

Um grande custo para as empresas é a perda de tempo em tarefas triviais e esse e outros problemas podem ser solucionados com a automação de workflow, sendo uma estratégia muito interessante para empresas de diversos tamanhos e segmentos. 

Por meio da automação de workflow é possível reduzir custos, garantindo segurança e dando rastreabilidade aos processos. Apesar de ser uma tendência no mercado, muitos negócios ainda não conseguiram implantar esta solução em suas organizações, e muitas software houses aproveitar a oportunidade para suprir esta necessidade.

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