Você sabe como o retrabalho pode afetar a produtividade de uma empresa? Confira nesse artigo, tudo sobre como evitar o retrabalho!
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Uma das coisas que gera mais frustração dentro do contexto profissional é o retrabalho. Ter que repetir uma tarefa que já foi concluída por ela não ter sido realizada da forma como deveria afeta diretamente a produtividade e gera custos em diferentes sentidos.
No entanto, esse é um processo que nem sempre é consciente, o que torna essencial a discussão desse tema e a identificação clara das suas causas e consequências para impedir que elas aconteçam ou continuem acontecendo.
Então, neste post, trouxemos tudo o que você precisa saber sobre retrabalho: seu conceito, porque ele acontece, seus malefícios, as melhores dicas para evitá-lo e também os impactos positivos que diminuir esse problema pode trazer à sua rotina e negócio. Vem ver!
O que é retrabalho?
Não é muito complicado entender o que é retrabalho apenas de ouvir o termo, não é mesmo? Retrabalho significa fazer novamente um trabalho que deveria ter sido finalizado, mas que não teve o seu objetivo atingido de forma completa e satisfatória.
Ou seja, é uma situação que envolve não apenas a refação do zero de uma atividade, mas também os casos parciais em que apenas uma etapa ou detalhe precisam ser corrigidos ou atualizados.
O retrabalho também é diferente de ajuste, ele diz respeito a falhas de comunicação e execução ou mudanças de planos, enquanto os ajustes são alterações necessárias e geralmente previstas dentro de um projeto.
Por que o retrabalho acontece?
As causas principais do retrabalho são a falta de planejamento, uma comunicação mal conduzida ou uma execução não atenta e validada. Sabe aquela velha sabedoria de que “a pressa é inimiga da perfeição"? Bom, ela se aplica aqui!
Para realizar um bom trabalho, é essencial contar com um ambiente favorável, tempo hábil, prazos realistas, expectativas alinhadas e informações acuradas, e isso vem antes até das habilidades técnicas e específicas necessárias para a conclusão de qualquer tarefa.
Portanto, o acúmulo de funções, a pressão e pressa na entrega, falhas de comunicação, a falta de informações e clareza dos objetivos, a delegação incorreta da responsabilidade e uma organização que de alguma maneira não propicia a produtividade e boa execução tendem a gerar retrabalho.
Principais consequências do retrabalho
Legenda: É claro que o retrabalho afeta diversos pontos e gera consequências negativas para todos os envolvidos. | Imagem: Pexels
É claro que o retrabalho afeta diversos pontos e gera consequências negativas para todos os envolvidos, principalmente quando ele se torna recorrente. Dentre as principais consequências do retrabalho, podemos citar:
Perda de tempo
O retrabalho é um dos grandes vilões da produtividade, afinal, é impossível andar para frente se a cada passo é preciso voltar e colocar pingos nos “is” antes de continuar.
Em essência, ter que repetir uma tarefa é sinônimo de perda de tempo e, como você sabe, o tempo é um dos recursos mais valiosos das nossas vidas e de qualquer negócio, não dá para ficar negligenciando e desperdiçando, não é mesmo?
Perda de dinheiro
Refazer uma demanda, por menor que seja, envolve a realocação das prioridades, tempo de dedicação de pelo menos um dos membros da equipe, bem como todas as conversas que não tinham sido realizadas antes e recursos que não foram oferecidos para a execução ideal desde o princípio.
Toda essa reorganização e mobilização requer tempo e tempo é dinheiro, então o retrabalho também pode impactar financeiramente nas organizações e/ou no seu bolso.
Desgaste e desmotivação
Ninguém fica feliz tendo que pedir ou executar um retrabalho, fala sério?! Se é algo que pode ser evitado com alguns esforços, vale a pena não negligenciar essa situação, pois ela deixa você e sua equipe desmotivada, gera estresses e esforços extras que só desgastam a relação profissional, além de afetarem a sua credibilidade.
Tá, mas como evitar o retrabalho?
Bora, então, falar de coisa boa e de solução? O retrabalho tem, sim, várias consequências negativas, mas ele também pode ser evitado com as seguintes medidas e cuidados:
Alinhe expectativas e preencha todas as lacunas
Aqui, estamos falando basicamente de aprimorar a sua comunicação, seja com o cliente ou interna, com seus gestores, colaboradores, parceiros ou colegas de trabalho.
Antes de iniciar qualquer execução, garanta que todos estão na mesma página e utilize ferramentas para isso, como reuniões, briefings e escopos elaborados e assinados pelas partes envolvidas.
Durante o processo, também não tenha preguiça ou medo de tirar dúvidas para ter certeza de que tudo será feito da forma como deve. Um processo de entrega e follow-up constante, como acontece na metodologia ágil, pode ser de grande ajuda neste aspecto.
Planeje e crie processos padrão
Quem se antecipa e se organiza, consegue colocar em prática com muito mais segurança, tranquilidade e qualidade. Faça o mapeamento dos processos, crie cronogramas, padronize etapas e fluxos de trabalho, estabeleça metas e acompanhe o processo de perto para manter os planos funcionando ou adaptá-los quando for necessário.
Conheça e capacite o seu time!
Saber quais são as habilidades e limitações de cada pessoa da sua equipe, investir em treinamentos que os tornem mais assertivos, confiantes e especializados, e trabalhar a sinergia entre o time são outra parte importante para a prevenção do retrabalho.
Impactos ao diminuir o retrabalho
Legenda: Diminuí-lo é significativamente positivo, representando mais qualidade e agilidade nas entregas. | Imagem: Pexels
E se o retrabalho causa o desperdício de recursos como tempo, dinheiro e produtividade, o impacto de traçar estratégias para diminuí-lo é significativamente positivo, representando mais qualidade e agilidade nas entregas.
Sem ter que dar conta de demandas mais de uma vez, é possível abraçar mais oportunidades, aumentar a satisfação dos seus clientes e a motivação e desempenho do seu time, ou seja, todo mundo sai ganhando!
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E aí, está pronto(a) para aplicar essas dicas e não deixar mais espaço para o retrabalho dentro da sua rotina e carreira?
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E lembre-se: com organização e boa comunicação é possível poupar esforços, ganhar em produtividade, além de lucrar e entregar mais! Partiu zerar o retrabalho por aí?
